Choisir une app calendrier

Choisir une application de calendrier

Pour faire suite à mes "13 conseils pour l'utilisation du calendrier”, voici un guide qui vous aidera à choisir une application mobile de calendrier adaptée à votre smartphone préféré. L’idée : trouver une application flexible et efficace pour vous faciliter la vie dans la gestion quotidienne de votre temps.

Pour faire simple, j’ai organisé les points essentiels en trois catégories : l’affichage, les opérations de base, et les fonctionnalités avancées. En bonus, quelques idées de fonctionnalités récentes qui peuvent vraiment vous simplifier l’existence.

1. Affichage et esthétique

La première chose qu’une application de calendrier doit offrir, c’est la lisibilité. Rien de plus frustrant que d’ouvrir son calendrier et de lire “rdv av…” avec des informations tronquées ! Une bonne application doit afficher les textes clairement et complètement, sans vous obliger à deviner. Les options de personnalisation comme la taille de la police peuvent vraiment aider.

Ensuite, il faut pouvoir avoir une vue sur la semaine entière, que ce soit sur 5 jours (semaine de travail) ou 7 jours (semaine complète). Comme je le disais dans un précédent article, une vue quotidienne est trop limitée : vous perdez la perspective de votre semaine. La vue en colonnes (comme sur Outlook), qui affiche les journées de façon spatiale, est idéale. Elle vous permet de voir d’un coup d’œil où commencent et finissent vos rendez-vous, leur durée, et leurs chevauchements éventuels avec d’autres tâches.

Enfin, une petite note sur l’affichage : il doit être ergonomique. L’affichage hebdomadaire devrait être accessible sans avoir à tourner l’écran en mode paysage, sinon gare aux poignets ! Un affichage intuitif et agréable à regarder vous donnera naturellement envie d’utiliser l’application.

2. Les opérations essentielles

Pour qu’un calendrier soit utile, il doit être fonctionnel. Voici ce que doit offrir une application de calendrier digne de ce nom :

Un champ de prise de notes :

Indispensable pour noter les détails du rendez-vous (coordonnées, sujets à aborder, etc.). Ce champ devrait permettre du texte formaté ou du HTML pour éviter le charabia quand on copie-colle des informations, par exemple depuis un e-mail.

L'affichage du temps de trajet :

Les applications modernes permettent de prévoir et d’afficher le temps de déplacement pour les rendez-vous. Vous pouvez ainsi bloquer ce temps dans votre agenda pour éviter les chevauchements.

Des rappels personnalisables :

L’application doit vous offrir des rappels paramétrables (15, 30, 60 minutes avant le rendez-vous, voire plusieurs jours avant). La possibilité de régler plusieurs rappels par rendez-vous est aussi un vrai plus.

Des rendez-vous récurrents :

Qu’il s’agisse d’un rendez-vous hebdomadaire ou de rendez-vous plus atypiques (“tous les 3 jours”, “un mercredi sur deux”), l’application doit gérer les récurrences, avec tous les attributs d’un événement standard.

Une gestion des invitations :

L’application doit vous permettre d’envoyer, de recevoir et d’accepter des invitations, et d’ajouter les événements automatiquement dans le calendrier.

Des modèles de rendez-vous :

Les modèles permettent de configurer des types de rendez-vous (couleur, rappels, temps de trajet, etc.) pour les créer plus rapidement. Pratique pour ceux qui gèrent des rendez-vous similaires en permanence.

3. Les fonctionnalités avancées

Un bon calendrier en 2024, ce n’est plus juste des cases pour des rendez-vous. Voici les options avancées qui peuvent vraiment faire la différence :

• Affichage et gestion de plusieurs calendriers :

Assurez-vous que l’application supporte plusieurs calendriers (Exchange, Google, Apple) sans tout mélanger. Vous devriez pouvoir afficher ou masquer certains calendriers au besoin pour alléger l’affichage.

• Synchronisation avec le cloud :

La synchronisation est indispensable pour avoir un agenda à jour sur tous vos appareils. En cas de perte ou de casse d’un appareil, quelques secondes de configuration suffisent pour retrouver toutes vos données sur un nouvel appareil.

• Couleurs personnalisées :

Les couleurs pour distinguer les différents calendriers et types d’activités sont très utiles pour vous repérer d’un coup d’œil.

• Options de personnalisation :

Numéros de semaine, horaires de travail, couleurs de l’interface, abonnements à des calendriers externes (vacances scolaires, jours fériés) : une application bien pensée doit vous permettre de configurer tous ces détails.

Nouveautés et options supplémentaires

Pour les plus organisés ou ceux qui aiment les gadgets, voici quelques options supplémentaires qui peuvent faire la différence :

1. Notifications basées sur la géolocalisation :

Certaines applications permettent des rappels basés sur votre emplacement. Par exemple, si vous quittez le bureau, un rappel pour ne pas oublier un rendez-vous ou une tâche en chemin peut s’activer automatiquement.

2. Intégration avec des outils de productivité :

Les applications se synchronisent souvent avec des gestionnaires de tâches (Todoist, Trello) ou de prise de notes (Evernote). Cela vous permet de visualiser toutes les échéances de vos projets sans quitter le calendrier.

3. Rappels de fin de réunion :

Avoir un rappel pour terminer une réunion en temps voulu peut s’avérer très utile, surtout si vous avez tendance à déborder sur le temps imparti.

4. Fonctionnalités collaboratives :

Certaines applications permettent de collaborer en temps réel (partage de notes, annotations), un atout pour les équipes en télétravail.

5. Suggestions de créneaux de réunion :

Les applications dotées d’IA peuvent analyser vos disponibilités et celles de vos collègues pour proposer les créneaux les plus adaptés, ce qui est idéal pour éviter les conflits d’agenda.

6. Suivi des objectifs et du temps passé :

Certaines applications offrent des rapports sur le temps passé dans chaque catégorie (réunions, travail personnel, loisirs). Cela peut vous aider à ajuster vos priorités.

En conclusion

Choisir une application de calendrier peut paraître compliqué, mais cela en vaut la peine. Un calendrier bien pensé devient votre allié au quotidien. Il vous aide à structurer vos journées, à respecter vos engagements, et à gagner en sérénité. Prenez le temps de trouver l’application qui répond le mieux à vos besoins : une bonne application de calendrier doit être là pour simplifier, pas pour compliquer.