13 conseils d'utilisation du calendrier

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votre calendrier est votre meilleur ami !

Avec la liste de tâche, le calendrier est le 2ème pilier de la gestion du temps. Donc, pour faire suite à mes conseils pour l'utilisation optimum de la liste de tâches, voici 13 conseils pour booster votre calendrier.

1. mettez les tâches dans votre calendrier

On met les rendez-vous dans un calendrier, c'est naturel. Mais on ne pense pas toujours aux tâches. Pourtant, un calendrier est un échéancier: on y met les choses que l'on a à faire à une certaine date. Toutes les choses, pas seulement les rendez-vous. Comme on l'a vu dans l'article sur les listes de tâches, il y a trois types de dates pour une tâche:

les dates “à faire le” : la tâche ne peut pas être réalisée ni avant, ni après, elle a une date fixe. Exemple : allez chercher belle-maman à l’aéroport,
les dates “avant le” : la tâche a une date limite, mais vous pouvez la réaliser en tout temps avant la date limite. Exemple : remplir la déclaration d’impôts,
les dates “pas avant le” : la tâche ne peut pas commencer avant une certaine date. Exemple : la réservation de billets de concerts, avec une date de mise en vente des billets.

Si vous avez une tâche avec une date de réalisation précise, une date “à faire le”, mettez-la dans votre calendrier et traitez-la comme un rendez-vous.

Si vous avez une tâche avec une date “avant le” ou "pas avant le", transformez-la en action “à faire le” en lui assignant une date et mettez-la dans votre calendrier pour la traiter comme un rendez-vous. L'idée ici est que tout ce qui est agendé ne vient plus vous tourner vaguement au fond de la tête, en exigeant votre attention : "ah oui, il faut encore que je trouve du temps pour faire ça". Le temps est trouvé, défini, réservé. Vous le savez et vous êtes plus serein.

2. prévoyez un temps de préparation pour les séances

Bien-sûr, dès que l'on vous fixe un rdv, vous sautez sur votre agenda pour réserver du temps pour vous préparer à ce rendez-vous, n'est-ce pas ? Je le savais, vous ne participiez jamais à une séance sans être parfaitement préparé… La préparation permet d'aborder les choses sans stress et vous met en valeur. Vous êtes préparé, vous êtes "pro". Pour cela, le mieux est de réserver dans les max 3 jours qui précèdent la séance un bloc de temps d'une durée appropriée à la préparation. Je ne recommande pas de se préparer à une séance trop à l'avance: au-delà de 3 jours, on a oublié sa préparation et au final le temps est perdu et la préparation ratée…

3. faîtes apparaître le temps de trajet

Souvent, pour les évènements qui ont lieu en dehors du bureau, on ne fait pas apparaître le temps de trajet. Grave erreur: cela vous donne (et aux autres) une fausse impression de temps disponible alors que le temps pour se déplacer est souvent significatif. Cette fausse impression génère un stress car vous savez, inconsciemment, que le temps n'est pas disponible et vous le "calculez" à chaque fois que vous tombez dessus. Pire, un collègue qui consulte votre calendrier peut vous coller un autre rendez-vous dans cet espace "libre" et vous voilà dans les ennuis, à vous débattre pour déplacer l'un ou l'autre rendez-vous. Il est donc important de faire apparaître le temps de trajet. Pour cela, 2 techniques:

vous pouvez inclure le temps de déplacement dans le temps total du rendez-vous. Mais n'oubliez pas de noter l'heure réelle du rdv dans les notes pour ne pas vous présenter à 8h quand le rdv est à 10h…
utiliser la fonctionnalité de certains programmes (comme Outlook) qui vous permettent de faire apparaître le temps de trajet comme tel.

4. bloquez plusieurs fois le temps

Une bonne astuce consiste, lorsque vous avez dans votre calendrier une tâche à faire, à bloquer plusieurs fois le temps nécessaire à sa réalisation sur plusieurs jours. Ceci vous permettra de faire face aux imprévus, aux urgences tombées du ciel et vous donnera une grande disponibilité pour répondre présent sans stress car vous savez que les choses seront faites de toute façon. Si ce n'est pas maintenant, ce sera demain, lors de la prochaine plage réservée pour la tâche.

Un argument que j'entends souvent lorsque je présente cette idée est "oui, mais alors si je fais ça, si je bloque plusieurs fois le temps pour une seule chose, alors j'aurais moins de temps pour les autres ?". Hé bien non ! En fait, si vous êtes interrompu et devez prendre en charge une urgence, vous avez en faite accompli plus de choses que prévu, puisque vous avez traité l'urgence et quand-même rempli votre tâche. Et si vous n'avez pas besoin de la 2ème plage horaire réservée pour la tâche, pas de problème : il y a toujours à faire, le temps n'est pas perdu et vous aurez alors la chance d'accomplir plus que prévu initialement. Dans tous les cas, vous êtes gagnant et vous deviendrez la star de la flexibilité et de l'accomplissement des tâches ! A condition bien-sûr de ne pas tomber dans le piège du procrastinateur : "bôf, je le ferai demain, de toute façon, j'ai réservé du temps aussi demain" ce qui vous met dans la même situation d'urgence qu'avant, et à condition de revoir régulièrement votre agenda (au moins une fois par jour) pour ré-affecter les plages horaires qui seraient devenues inutiles. Cette technique est absolument critique pour toutes les tâches importantes et pour les préparations aux séances (attention, je viendrai contrôler !).

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Notez sur l'illustration comme on m'a collé une réunion le mardi après-midi alors que j'avais prévu une tâche importante.

Mais pas grave : j'avais prévu un 2ème créneau le mercredi après-midi pour la réaliser en cas de problème !

5. utilisez les rappels

Comme pour les tâches, les rappels sont vos alliés pour vous laisser le temps de terminer ce que vous êtes en train de faire et de passer à autre chose. Notre cerveau ne peut pas commuter instantanément d'une tâche à l'autre, nous avons besoin "d'air" entre les tâches, de souffler un peu. Alors mettez les rappels en fonction du temps dont vous avez besoin pour "switcher" et surtout tenez compte du temps de déplacement s'il s'agit d'un rendez-vous à l'extérieur: mettre un rappel en avance pour un rdv pour découvrir que l'on est de toute façon en retard, ça frise la perversité !

6. utilisez le champ "notes"

Les informations telles que l'adresse de votre rendez-vous, le n° de téléphone de la personne rencontrée, le but détaillé de la séance, etc… n'ont rien à faire dans le titre du rendez-vous qui doit rester le plus simple et direct possible pour ne pas détourner votre attention lorsque vous parcourez votre calendrier. Lorsque vous recherchez une plage de temps libre pour un autre rendez-vous ou pour un activité, vous n'avez pas besoin de vous souvenir que le rendez-vous de mardi matin, à 10h, est avec Monsieur Martin au sujet du contrat de service des équipements réseau pour la période 2012-2015 et que vous pouvez joindre M.Martin au 01 23 45 67. Toutes ces informations détournent votre attention en ramenant au premier plan tout un tas de processus internes qui tournaient "en tâche de fond" dans votre tête. Mettez un titre simple, rapidement lisible et compréhensible à vos rendez-vous, tel que Société X / M.Y ou Société X / sujet et utilisez le champ note de votre calendrier pour toute autre information que vous irez chercher le moment venu. Souvenez-vous qu'un des secrets de la gestion du temps, c'est la clarté qui vous permet de réserver vos capacités mentales aux tâches que vous vous proposez d'accomplir. Plus vous serez au clair, plus vous serez efficace et plus vous aurez de temps.

7. utilisez les rendez-vous récurrents

Les agendas électroniques offrent de nombreux avantages sur leurs équivalents papier, et parmi eux la possibilité de créer des rendez-vous récurrents, c-à-d des rendez-vous qui se reproduisent à l'identique à des intervalles de temps définis: tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, le 3ème vendredi de chaque mois, etc…Cela vous permet:

de ne faire le travail de saisie qu'une seule fois
de ne pas oublier une occurrence
de fixer les éléments associés tels que temps de déplacement et rappels une fois pour toutes
d'avoir le temps réservé à l'avance et de ne pas courir le risque d'avoir des collisions d'agendas.

L'esprit libre, vous pouvez vous consacrer à des choses plus intéressantes que fixer des rendez-vous…Notez au passage qu'il peut être judicieux lorsqu'on crée des rendez-vous récurrents de créer en même temps des temps de préparation récurrents, juste au cas où…

8. utilisez un code de couleur

Utiliser un code de couleur pour vos rendez-vous permet de distinguer différents calendriers entre eux si vous en utilisez plusieurs (nous allons y revenir) ou de distinguer différentes activités dans un calendrier. Le but est de pouvoir identifier au premier coup d'oeil quelles sont les tâches / les rendez-vous les plus importants, quelles sont les tâches administratives, par exemple, par opposition aux rendez-vous en clientèle et d'indiquer à vos collègues à qui vous auriez donné accès à votre calendrier quelles sont les plages horaires qui peuvent être modifiées et quelles sont celles qui sont absolument fixes. Pour ma part, j'utilise un double code de couleur:

un code de couleur dans mon calendrier personnel, pour distinguer les activités de mon épouse, de mon fils et les miennes. Ainsi, si je cherche une date pour prendre un verre avec un ami, je peux rapidement identifier les plages vides pour moi et les activités de la famille,
un code de couleur dans mon calendrier professionnel pour distinguer les activités des différents projets, les séances (en rouge !), les activités préparatoires pour les séances (en orange), les activités administratives, etc…

Mes collègues savent que tout ce qui est en rouge est inamovible, qu'il vaut mieux ne pas toucher aux plages en orange et que pour le reste, je peux ré-agender les activités si une urgence se produit. Ils voient d'eux-même la flexibilité que je construis dans mon emploi du temps.

Notez l'utilisation de rendez-vous récurrents. Pour aller plus loin, il s'agit d'un point hebdomadaire avec un collègue, que j'ai encadré de 2 autres rendez-vous : une réservation de temps pour me préparer, et une réservation de temps pour mettre les notes au propre et prendre les actions de la réunion.

Notez aussi le code de couleur : en rouge = une séance, qui appartient au sujet "vert", et les temps de préparation et prise de notes en vert eux aussi.

9. passez à la vue sur 7 jours

Par défaut, l'affichage de votre calendrier est sur la journée en cours. Vous ne voyez pas ce que vous avez fait hier, et pire vous ne voyez pas ce que vous allez faire demain. Ce réglage par défaut vous enferme dans un sorte de tunnel temporel, vous privant de perspective et limitant votre horizon à la journée en cours. Cela a pour conséquence le stress du "je dois le faire aujourd'hui", le stress du "je ne sais pas ce que je dois faire demain" et vous prive complètement de perspective lorsque vous fixez vos rendez-vous. Avoir une vue sur 5 jours (une semaine de travail) ou 7 jours (une semaine entière) vous donne la perspective manquante en élargissant votre horizon. Vous pouvez faire des choix différents, mieux organisés. Regardez comment fonctionne intuitivement une personne qui utilise un agenda papier : avant de fixer un rdv, elle va toujours faire un petit aller-retour dans la page d'avant (alors que pourtant elle ne va pas fixer le rendez-vous pour hier, n'est-ce pas ?) et dans la page d'après pour s'assurer, instinctivement, que son temps a une cohérence. Faites de même avec vos outils électroniques et fixez la vue par défaut sur 5 ou 7 jours.

10. utilisez les invitations

Voila qui n'a l'air de rien, qui semble même être une évidence mais même de nos jours les invitations ne sont pas toujours utilisées. Et pourtant, elles permettent 2 opérations en une:

informer votre correspondant que vous souhaitez le rencontrer
réserver le temps

Voilà qui devrait vous inciter à les utiliser davantage…

Souvent, les invitations fonctionnent aussi avec les gens d'une autre entreprise (entre calendriers Exchange, on se comprend !). Au début, si vous n'êtes pas sûr que votre correspondant a bien reçu l'invitation, demandez confirmation dans votre message. Cela évitera les malentendus.

11. utilisez plusieurs calendriers

Ceci est difficilement réalisable pour les irréductibles qui utilisent encore un agenda papier mais pour les autres, utiliser plusieurs calendriers permet d'avoir un calendrier par rôle (rôle de père, de conjoint, rôle professionnel, etc…) et de les intégrer tous à la même vue, sur le même écran, pour avoir ainsi une vue synthétique de vos activités sans pour autant tout mélanger dans un seul et même calendrier. Très utile si vous ne voulez pas que vos activités privées apparaissent sur votre calendrier professionnel (ou vice-versa). Alternativement, pour ceux qui utilisent le papier, vous pouvez utiliser une code de couleur pour mixer ensemble plusieurs calendriers.

12. partagez l'accès

Puisque nous sommes dans les avantages apportés par la technologie, pensez à partager l'accès à vos calendriers avec vos proches ou avec les gens avec lesquels vous travaillez le plus. Ainsi, ils peuvent facilement consulter vos disponibilités, vous épargnant la sempiternelle question "tu es libre le…" et ajouter des rendez-vous dans votre calendrier (pensez à mettre des règles de convenance en place…;-) )

13. synchronisez !

Nec plus ultra de la technologie, summum du confort: la synchronisation ! Cela consiste à mettre à jour les mêmes calendriers simultanément sur plusieurs appareils en même temps. Si vous disposez par exemple d'un PC au bureau, d'un autre à la maison, d'un smartphone et / ou d'une tablette, lorsque vous entrez un rendez-vous dans l'un des appareils, ce rendez-vous est immédiatement annoncé sur les autres appareils qui sont dès lors à jour en permanence. Ô joie ! Plus la peine d'informer votre épouse que vous avez pris rendez-vous avec un ami demain soir pour prendre un verre, elle l'a vu sur l'iPad à la maison. Et vous, vous avez pu tenir compte de ses activités !

Un autre avantage formidable de la synchronisation est que vous ne risquez plus de perdre votre agenda: il est toujours là où une connexion à l'Internet est disponible, à l'abri de toute perte ou destruction. Vous cassez votre smartphone ? Pas de problème. Dès que vous avez le nouveau en main, il suffit de quelques minutes de configuration pour que l'agenda interne soit immédiatement mis à jour avec tous vos rendez-vous, et ça marche que vous utilisiez un calendrier ou plusieurs.

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Pour illustrer le concept de calendriers multiples synchronisés, je peux vous parler un peu de mon organisation: j'ai un calendrier pour chaque membre de ma famille, un calendrier pour les anniversaires et un calendrier professionnel. Tous ces calendriers sont accessibles et synchronisés entre mon PC professionnel, mes appareils personnels et ceux de ma famille. Tout le monde n'a pas accès à tout : chaque membre de la famille partage son calendrier perso avec les autres, les anniversaires sont partagés entre tous et mon calendrier professionnel, qui est accessible sur chacun de mes appareils, n'est visible que par moi. Protection de la vie privée et efficacité !

Conclusion

Calendrier et liste de tâches sont les 2 outils indispensables et indissociables de la gestion du temps. Ils vous aident à savoir ce que vous avez à faire et quand vous voulez le faire, expression de votre choix. Partager vos calendriers vous permet d'informer les autres pour qu'ils respectent votre temps, vos choix et surtout vous assure que vous prenez le contrôle de votre temps, pas les autres ! Il faut sacraliser votre calendrier : il est le gardien de votre temps, ce que vous avez de plus précieux. Sans le temps, pas de vie : pas de vie de famille, pas de repos, de plaisir, pas de partage. Pas de vie du tout. Alors apprenez à faire de votre calendrier votre meilleur ami !